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Clock - Zeiterfassung für studentische Hilfskräfte

Clock ist die Zeiterfassungs-Anwendung für studentische Hilfskräfte an der Goethe-Universität.

Nach dem Mindestlohngesetz (§17 MiLoG) müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit geringfügig Beschäftigter dokumentiert werden. Die Goethe-Universität stellt hierfür die Web-Anwendung Clock zur Verfügung, mit der studentische Hilfskräfte ihre Arbeitszeit digital aufzeichnen und einreichen können. 

Die Anmeldung mit Clock erfolgt mit dem HRZ-Account.

→ clock.uni-frankfurt.de
→ Schnellstart/Quickstart (DE/EN)

Clock ist ab dem 01.03.2025 verpflichtend von allen studentischen Hilfskräften zur Arbeitszeitserfassung zu verwenden (siehe dazu auch das → Rundschreiben zur Einführung der flächendeckenden Zeiterfassung.

Vorgesetzte können über die Anwendung Clock Supervisor Einsicht in die abgegebenen Zeitdokumentationen nehmen. Hierfür ist eine einmalige Registrierung notwendig.

FAQ für studentische Hilfskräfte

Die folgenden Fragen und Antworten beziehen sich auf den Einsatz und die Randbedingungen der Zeiterfassung mit Clock und werden auf Basis der Rückfragen aus der Universität ergänzt. 

Für Fragen zur Bedienung von Clock finden Sie außerdem eine eigene FAQ im Benutzermenü von Clock.

Nach der Anmeldung in Clock mit dem HRZ-Account unter clock.uni-frankfurt.de befindet sich auf dem Dashboard ein Link zum Handbuch. Bei der ersten Anmeldung gibt es ein einfaches Onboarding, das die wichtigsten Dinge knapp erklärt. Auf jeden Fall muss zu Beginn in Clock ein "Vertrag" angelegt werden, der in Dauer und Umfang dem realen Arbeitsvertrag entspricht.
Die Dokumentation der Arbeitszeit ist eine gesetzliche Verpflichtung gemäß Mindestlohngesetz (§17 MiLoG). Das Präsidium der Goethe-Universität hat am 29.10.2024 die flächendeckende Einführung einer digitalen Zeiterfassung für studentische Hilfskräfte beschlossen und Clock ist Anwendung, die hierfür benutzt werden muss.
Nein, seit Oktober werden Zeiterfassungsdaten in Clock beim "Sperren und Abgeben" digital in ein Archiv übertragen und dort für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiten gespeichert.
Clock funktioniert mit jedem HRZ-Account. Grundsätzlich ist die Verwendung des Mitarbeiter-Accounts empfohlen, da es sich um eine dienstliche Angelegenheit dreht!

Die Gültigkeit des Mitarbeiter-Accounts ist jedoch an die Vertragsdauer geknüpft und wird gesperrt, sobald der Vertrag ausgelaufen ist. Bei Beschäftigungsende ist daher darauf zu achten, dass die letzte Dokumentation rechtzeitig abgegeben wird.

Bei Studierenden, die häufiger unterschiedliche Verträge haben, die nicht zusammenhängen, macht die Nutzung des stud. Accounts sinnvoller sein.

Studierende, die an der Goethe-Universität arbeiten, erhalten automatisch einen HRZ-Account. Die Zugangsdaten werden per Post versandt. Sollten diese nicht angekommen oder verloren gegangen sein, können Sie sich an den Goethe-Card-Service wenden. 

Jede studentische Hilfskraft ist Mitarbeiter*in der Goethe-Universität und hat eine Personalnummer. Diese muss angegeben werden, um Stundenzettel abgeben zu können. Die Personalnummer kann im Account-Selfservice des HRZ-Identity-Managements eingesehen werden und steht außerdem auf der Gehaltsabrechnung. 

Bis auf Weiteres kann auf technischem Weg keine direkte Verbindung zwischen den studentischen Hilfskräften und den jeweils verantwortlichen Personen hergestellt werden. Deshalb müssen die studentischen Hilfskräfte die Referenz-ID ihres Clock-Vertrages einmalig an die Führungskraft übermitteln (z.B. per Mail).

Die Referenz-ID wird im Vertrags-Dialog (Tab "Verträge") beim Anlegen oder Bearbeiten eines Vertrags angezeigt und kann dann kopiert und an die Führungskraft gesendet werden.

Nein, die Referenz-ID gilt, so lange der Clock-Vertrag existiert. Wenn Sie einen neuen Vertrag in Clock anlegen, erhält dieser eine neue Referenz-ID.

Sie können die Referenz-ID auch neu erstellen, z.B. wenn Sie sie versehentlich an die falsche Person geschickt haben.

Alle Personen, die die Referenz-ID erhalten und als Supervisor registriert sind, können mit der Referenz-ID auf die Zeiterfassungsdaten des entsprechenden Vertrags zugreifen. Die ID kann jederzeit neu generiert werden. Bereits abgegebene Stundenzettel bleiben aber unter der alten ID für die Supervisor sichtbar.
Durch Sperren und Abgeben werden Stundenzettel eines Monats final in den Zeitspeicher übertragen und können (und sollen) nicht mehr geändert werden. Deswegen muss unbedingt vor der Abgabe kontrolliert werden, ob alles stimmt. Dafür kann der Stundenzettel jederzeit angefordert und als PDF heruntergeladen werden. Sollte doch versehentlich ein Fehler auftreten, kann der Clock-Support den Monat entsperren und aus dem Zeitspeicher löschen.

Nein. Nur die Führungskräfte können Einblick in die Daten einzelner Verträge nehmen (über die Referenz-ID).

Die Zeiterfassungsdaten werden gemäß der gesetzlichen Vorgaben in der TimeVault-Datenbank für 2 Jahre aufbewahrt. Im Falle einer Prüfung durch die zuständige Behörde (Zoll) werden die Daten für Prüfzwecke zur Verfügung gestellt.

Die Universität benennt Menschen, die in besonderen Fällen ansprechbar sind - z.B. wenn es Konflikte mit Vorgesetzten oder Lehrverantwortlichen gibt, die nicht im direkten Dialog gelöst oder angesprochen werden können, z.B. aus Sorge vor Benachteiligung im Studium. Die Ombudspersonen können in einem solchen Fall eine neutrale Position einnehmen und vermitteln. Studentische Hilfskräfte, die unangemessene Tätigkeiten verrichten sollen oder von denen unpassende Arbeitszeiten verlangt werden, können und sollten) sich über das Kontaktformular in Clock direkt an die Ombudspersonen wenden und dort um Unterstützung bitten.

Clock Supervisor

Clock Supervisor ist eine einfache Anwendung zur Einsicht in die digital abgegebenen "Stundenzettel" studentischer Hilfskräfte für Führungskräfte und Verantwortliche.

Da derzeit auf technischem Weg keine direkte Verbindung zwischen studentischen Hilfskräften und den jeweils verantwortlichen Personen hergestellt werden kann, müssen die studentischen Hilfskräfte die Referenz-ID ihres jeweiligen Vertrages einmalig an die*den zuständige*n Supervisor übermitteln (i.d.R. per Mail).

Zur Nutzung von Clock Supervisor müssen Sie sich einmalig beim Clock support registrieren.

Um sich für einen Clock Supervisor-Zugang zu registrieren, schreiben Sie bitte eine Mail an den Clock-Support und geben Sie an:

  • Ihre Organisationseinheit
  • Ihre Funktion/Aufgabe 
  • Ihre Haupt-Mailadresse (diese können sie ggf. über den IDM Account Self-Service herausfinden) 

Sie erhalten dann einen Link mit einem Aktivierungscode ("Token"), das sie bei der erstmaligen Anwendung im Clock-Supervisor nach der Anmeldung mit dem HRZ-Account angeben müssen. Achten Sie bitte darauf, alle Zeichen des Tokens zu kopieren.

Falls der Token nicht funktioniert, stimmt Ihre Hauptmailadresse möglicherweise nicht mit Ihrer Angabe überein. Wenden Sie sich dazu bitte erneut an den Support.

Um die Zeitdokumentationen einer Hilfskraft in Ihrer Supervisor-Ansicht hinzuzufügen, muss Ihnen die Hilfskraft die Referenz-ID ihres Vertrages zusenden (i.d.R. per Mail).

  • Kopieren Sie diese Referenz-ID und fügen Sie diese in das Feld "Neuen Hilfskraft-Vertrag zuordnen" ein.
  • Klicken Sie auf "hinzufügen".
  • Die zugeordneten Hilfskräfte werden in der Liste angezeigt und können einzeln aufgeklappt werden.

Bitte beachten Sie, dass nur die Stundenzettel der Monate angezeigt werden, die von der Hilfskraft gesperrt und abgegeben wurden. Falls Sie zu einer hinzugefügten Person nichts sehen, kann es entweder sein, dass Sie im falschen Monat sind oder die Hilfskraft in diesem Monat noch nichts abgegeben hat.

Mit der Schaltfläche "Gültigkeit prüfen" werden alle ungültigen Referenzen entfernt. Es erfolgt keine zusätzliche Meldung, die ungültigen Referenzen werden aus der Liste gelöscht.

Referenzen können aus verschiedenen Gründen ungültig werden, z.B. können Studierende die Referenz-ID eines Vertrags jederzeit ändern oder einen Vertrag löschen.

Die Referenz-ID für bereits abgegebene Verträge bleibt jedoch erhalten, d.h. einmal abgegeben, bleibt der Stundenzettel für den entsprechenden Monat unter der alten ID im Zeitspeicher und kann angezeigt werden.

Abweichungen von den gesetzlichen bzw. universitären Arbeitszeitregelungen werden mit einem Farbcode dargestellt.

Diese Ansicht dient dazu, einen schnellen Überblick zu erhalten.

Die einzelnen Abweichungen werden bei den jeweiligen Tagen aufgelistet und werden angezeigt, wenn der Mauszeiger darüber schwebt.

Führungskräfte sind gehalten, die Stundenzettel regelmäßig auf Abweichungen und Verstöße gegen die Arbeitszeitregelungen zu prüfen und ggf. nachzufragen.

Die Grenze für mehr/weniger als 6 Verstöße ist willkürlich gewählt.

FAQ - Führungskräfte und Organisationseinheiten

Die folgenden Fragen und Antworten beziehen sich auf den Einsatz und die Randbedingungen der Zeiterfassung mit Clock und werden auf Basis der Rückfragen aus der Universität ergänzt.
Die Anwendung Clock Supervisor dient zur Einsichtnahme in die monatliche Zeiterfassung der studentischen Hilfskräfte. Weitere Informationen finden Sie weiter unten auf dieser Seite.
Im Prinzip ja: Führungskräfte haben gegenüber ihren Beschäftigten - so auch gegenüber studentischen Hilfskräften - eine Fürsorgepflicht, zu der auch gehört, angemessene Arbeitsbedingungen zu schaffen in denen die gesetzlichen Regelungen (insbesondere gemäß Arbeitszeitgesetz) eingehalten werden. Daraus ergibt sich eine Verpflichtung der jeweils Verantwortlichen, die Arbeitszeiten der Hilfksräfte zu überblicken und bei Verstößen gegen die Regelungen zu intervenieren.

Das Ziel der Erfassung ist nicht die Kontrolle, ob die Hilfskräfte gearbeitet haben.

Sie sehen je Monat nur die tatsächlich abgegebenen Stundenzettel. Da Stundenzettel i.d.R. zum Ende eines Monats abgegeben werden, wird der aktuelle Monat die meiste Zeit leer sein. Prüfen Sie, welcher Monat gerade angezeigt wird oder blättern Sie ggf. einen Monat zurück.. 

Der Button "Gültigkeit prüfen" zeigt keinen Prüfbericht o.ä. sondern entfernt ungültige Referenzen (die Beschriftung wird demnächst angepasst).

Eine Referenz-ID wird ungültig, wenn der Vertrag abgelaufen ist oder für den Vertrag eine neue Referenz-ID erzeugt wurde. Hilfskräfte können jederzeit eine neue ID anfordern, z.B. wenn sich Vorgesetzte ändern oder sie die Referenz-ID versehentlich an die falsche Person geschickt haben. Diese gelten aber nur für neue Abgaben. Die in der TimeVault-Datenbank enthaltenen "Stundenzettel" sind immer unter der Referenz-ID gespeichert, unter der sie abgegeben wurden.

Grundsätzlich trägt der*die disziplinarische Vorgesetzte einer Organisationseinheit (Abteilung, Professur, ...) die Verantwortung für alle Beschäftigten innerhalb seiner*ihrer Zuständigkeit.

Bei studentischen Hilfskräften kann es aber sinnvoll sein, dass der Einblick in die Zeiterfassungsdaten von der Person wahrgenommen wird, unter deren Aufsicht/Anleitung die studentische Hilfskraft arbeitet und die deren Aufgaben festlegt (fachliche Führungskraft). Das können wissenschaftliche oder ggf. auch administrative Mitarbeitende sein, sofern sie regulär an der Goethe-Universität beschäftigt sind.
Nach Abwägung verschiedener Möglichkeiten haben wir uns für diesen Weg entschieden, u.a. auch aus Datenschutzgründen. Außerdem dient die Überprüfung der Arbeitszeiten dem Arbeitnehmerschutz, daher soll auch die Souveränität der Hilfskräfte möglichst gewahrt werden. Der Führungskraft Einblick in die Zeiterfassungsdaten zu ermöglichen, ist Teil der Erfassungspflicht.

Das Ziel der Erfassung ist die Sicherstellung angemessener Arbeitsbedingungen und nicht "fehlerfreie" Stundenzettel.

In manchen Fällen sind Warnungen (oder "Verstöße") durch freiwillige Entscheidung begründet (z.B. nächtliche Korrekturen, Recherchearbeiten, ...), zum Teil auch durch legitime Ausnahmen von den einschlägigen Regelungen (wie z.B. Bibliotheksdienste oder Forschungsarbeiten/-experimente). Suchen Sie das Gespräch mit Ihren Hilfskräften, um die jeweiligen Randbedingungen zu klären.

Hilfskräfte müssen jedoch die Möglichkeit haben, auch dann reale Arbeitszeiten zu dokumentieren wenn diese nicht einvernehmlich festgelegt wurden. In solchen Fällen sind die Arbeitszeiten anzupassen - Führungskräfte sind für eine angemessene Beschäftigung studentischer Hilfskräfte verantwortlich.

Ziel von Clock und Clock Supervisor ist die vollständig digitale Abbildung der Arbeitszeitdokumentation. Clock Supervisor dient nur der Einsicht von bereits abgegebenen (und nicht mehr veränderbaren) Zeiterfassungsdaten bzw. "Stundenzetteln". Diese werden für 2 Jahre zentral aufbewahrt und müssen nicht woanders nochmals gespeichert werden.

Die mit Clock erstellten und abgegebenen Stundenzettel werden derzeit nur im Rahmen der nach MiLoG vorgeschriebenen 2 Jahre aufbewahrt und dann gelöscht. Sofern der Drittmittelgeber kein eigenes Dokumentationsformat vorschreibt, können bis auf Weiteres die mit Clock erzeugten Stundenzettel - wie bisher - als PDF exportiert und dezentral abgelegt werden.

Das ist auch das empfohlene Vorgehen. Eine Projektnummer/-bezeichnung kann z.B. im Vertragsnamen enthalten sein.

Alle Hilfskräfte, die an der Goethe-Universität angestellt sind, erhalten automatisch einen dienstlichen HRZ-Account. Die Zugangsdaten werden per Post an die Heimadresse gesendet. Falls der Account verloren gegangen ist oder die Zugangsdaten nicht angekommen sind, können sich die Hilfskräfte an den Goethe-Card-Service wenden.  

Ja, das ist auch noch später möglich - so lange die Hilfskraft noch Zugriff auf Clock hat.

Clock Support

Der Clock-Support ist erreichbar über das Kontaktformular in Clock oder unter clock@uni-frankfurt.de

Das Clock-Handbuch ist online verfügbar unter clockgu.gitbook.io/clock-benutzerhandbuch

Clock ist eine Open Source Anwendung und wurde vollständig an der Goethe-Universität von studentischen Hilfskräften erstellt. Die aktuelle Weiterentwicklung erfolgt im Bereich HR mit Unterstützung durch studentische Hilfskräfte.

Clock Team

  • Bertram Bühner (Project Lead)
  • Christian Grossmüller (Lead Developer)
  • Zakriya Shakeel (Student Developer)
  • Youssef Mlika (Student Developer)

Frühere Mitglieder

  • Michael Gecht (Lead Developer)
  • Sören Grieger (Senior Developer)